Laporan

Laporan
Pengertian Laporan
Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau telah diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

Dasar-Dasar Laporan
1. Pemberi Laporan
Pemberi laporan dapat berupa perseorangan atau dapat kepanitiaan yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Dapat juga berupa badan atau perseorangan yang membuat laporan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta
2. Penerima Laporan
Orang atau badan yang menugaskan atau yang dianggap berhak untuk mendapatkan laporan tersebut
3. Tujuan Laporan
Untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan, dan perkembangan suatu masalah; untuk mengadakan suatu perbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru dsb.
Sifat Laporan
1. Laporan harus mengandung imaginasi
Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan tersebut. Laporan harus disessuaikan dengan irama kesibukannya dan bagaimana selera penerima laporan
2. Laporan harus dibuat harus sempurna dan komplit
Tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Laporan juga tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang dan mengandung prasangka atau memihak
3. Laporan harus disajikan menarik
Laporan menarik bukan karena penerima laporan memerlukan laporan itu tetapi karena nilainya bagi orang tersebut
Macam-macam Laporan
1. Laporan berbentuk formulir isian
2. laporan berbentuk surat
3. Laporan berbentuk memorandum
4. Laporan perkembangan dan laporan keadaan
5. Laporan berkala
6. Laporan Laboratoris
Unsur-unsur penting dalam laporan laboratoris:
o Halaman Judul
o Objek atau tujuan
o Teori
o Metode: prosedur yang ditempuh
o Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode yang ada diatas
o Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan
o Kesimpulan
o Apendiks
o Data asli
7. Laporan formal dan semi formal
Ciri-ciri umum laporan formal:
o Harus ada halaman judul
o Biasanya ada surat penyerahan
o Walaupun tidak panjang, sebuah laporan formal harus mempunyai daftar isi
o Ada sebuah ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan
o Ada bagian yang disebut Pendahuluan, sebagai informasi awal bagi pembaca
o Bila ada kesimpulan dan saran (rekomendasi) biasanya diberi judul sendiri
o Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
o Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal
o Kalau diperlukan laporan formal disertai tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjadi dalam teks laporan, maupun dikumpulkan atau dilampirkan dalam satu bagian tersendiri
o Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus
Struktur Laporan Formal
Unsur-Unsur Laporan Formal:
1. Halaman Judul
Memuat pokok atau topik laporan, orang atau badan yang akan menerima laporan, orang atau badan yang membuat laporan dan penanggalan laporan. Halaman judul hanya merupakan suatu etiket pengenal. Sebab itu janngan menggunakan judul yang terlalu panjang.
2. Surat Penyerahan
Surat penyerahan berfungsi sebagai Kata Pengantar pada sebuah buku. Surat penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan pembaca terhadap laporan tersebut. Dalam surat penyerahandapat pula dicantumkan luas-lingkup dan batas-batas masalah yang dilaporkan, dimana dan bagaimana memperoleh informasinya, dan bagaimana laporan itu ditulis. Dan surat penyerahan juga memuat nama dan tanda tangan dari penulis laporan.
3. Daftar Isi
Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan tersebut
4. Ikhtisar dan Abstrak
o Abstrak
Bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu
• Ikhtisar
Bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang singkat
Perbedaan Abstrak dan Ikhtisar
• Abstrak hanya menyampaikan aspek-aspek mana saja yang akan dikemukakan, sedangkan ikhtisar memuat informasi tentang aspek tersebut.
• Abstark hanya mengandung topik persoalan sedangkan Ikhtisar mengandung topik persoalan dan tujuan yang akan dicapai melalui topik tadi
5. Pendahuluan
Sebagai bahan untuk menyusun pendahuluan sebuah laporan, unsur yang dianggap sebagai latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan sebagai berikut: tujuan laporan; mengapa sebuah laporan ditulis; siapa yang memerintahkan untuk membuat laporan; siapa saja yang ditugaskan untuk meyelidiki masalah tersebut dan melaporkannya; wilayah mana saja yang tercakup; kapan tugas tersebut dilaksanakan dan kapan berakhirnya; dan dimana serta bagaimana penulis mendapatkan informasi mengenai masalah tersebut.
Atau cara lain adalah judul pendahuluan itu dibagi atas beberapa judul bawahan yamg masing-masing dijelaskan lebih lanjut dalam satu atau dua alinea. Judul bawahan misalnya: Maksud dan Tujuan, Luas Lingkup, Sumber Informasi, Autorisasi, Kapan tugas dilaksanakan. Bila ada Surat Penyerahan maka penjelasan mengenai satuan tugas dan waktu pelaksanaan dapat dimasukan dalam bagian itu.
6. Isi Laporan
Isi Laporan menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut
Isi laporan dapat meliputi:
• Hasil pengamatan melalui fakta-fakta yang dilaporkan
• Pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibanya
• Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya
• Pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan
7. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan lebih bnayak mempersoalkan hubungan yang logis, sedangkan saran merupakan langkah atau alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah tersebuta dapat diatasi sebaik-baiknya
8. Bagian Pelengkap
Bagian yang perlu dimasukan untuk melengkapi laporan adalah Apendiks (lampiran-lampiran, termasuk surat perintah atau surat tugas, foto-foto, peta,dsb) dan Bibliografi bila laporan tersebut dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka
Bahasa Sebuah Laporan
Bahasa yang digunakan untuk sebuah laporan formal haruslah yang baik, jelas dan teratur. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah sebuah badan atau satuan tugas. Alasan untuk menghindarai penggunaaan kata-kata tersebut adalah karena jarang digunakan dalam laporan itu. Konsentrasi diletakan pada topik yang dilaporkan. Selain itu, nilai kedua kata tersebut tergantung dari siapa yang menulis dan siapa yang harus menerima laporan tersebut.
Laporan Buku
Suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Lapran buku bartujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam memahami buku-buku tersebut.
Laporan buku tidak mengikuti aturan formal karena cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut: Judul, Pendahuluan, Isi Laporan, Kesimpulan dan Saran.

Sumber : Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT: penerbit Nusa Indah